Pengertian DATA dan INFORMASI

1.    Pengertian Data

Data adalah kumpulan keterangan atau fakta berupa simbol, gambar, kata angka, huruf ysng menjelaskan suatu keadaan atau persoalan tertentu

2.    Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi yang menerimanya

3.    Metode Pengumpulan Data

a.       Pengamatan langsung

b.      Penelitian dengan mengambil sample (contoh dari total objek penelitian)

c.       Wawancara

d.      Perkiraan koresponden

e.      Daftar pertanyaan berupa kuisioner

f.        rediksi atau ramalan berdasarkan taksiran atau trend yg lalu

Data dapat ditemukasn dari bebagai pihak seperti internal dan eksternal. Pihak internal yaitu atasan, rekan kerja, atau bawahan. Sedangkan pihak eksternal dapat meliputi media massa cetak dan elektronik, data penanggan, relasi, produsen, distributor, lembaga sosial, penerintah, lembaga pendidikan, dsb.

A.   Pengertian Data atau Informasi

Data berasal dari kata “Datum” yang berarti materi / kumpulan fakta yang dipakai untuk keperluan suatu analisa. Dataadalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Datamenurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah keterangan yang benar dan nyata. Data dapat  berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Keterangan :

INPUT                  : Tahap ini merupakan proses memasukan data kedalam proses komputer lewat alat input.

PROCESSING    : Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukan yang dilakukan oleh alat pemroses, yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasi, mengurutkan,mengendalikan atau mencari di storage.

OUTPUT              :  Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi.

ORIGINATION  :  Tahap ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan data ke dokumen dasar

DISTRIBUTION   :       Tahap ini merupakan proses dari distribusi output pada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.

STORAGE           :  Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolahan ke simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat digunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.

Berikut ini adalah pengertian dan definisi informasi menurut beberapa ahli :

1.      Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, informasi adalah penerangan, pemberitahuan, kabar/ berita tentang sesuatu.

2.      Menurut Burch and Starter Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.

3.      Menurut Drs. The Liang Gie, informasi atau keterangan adalah rangkaian perkataan, kalimat, gambar, atau tanda tulis lainnya yang mengandung pengertian buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat keputusan-keputusan yang tepat berdasarkan kenyataan yang ada.

4.      Menurut situs Wikipedia, informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.

5.      Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa Perancis kuno informacion (1387) yang diambil dari bahasa latininformationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

6.      Dijelaskan oleh George R. Terry, Ph. D. bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

7.      Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

8.      Menurut Joner H. Sugian, informasi adalah sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal, dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam dalam sejumlah media.

9.      Menurut Kenneth C. Laudon, informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia.

10.  Menurut Anton M. Moeliono, informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan.

11.  Menurut Robert G. Murdick, informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diolah/ diproses, atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/ penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau sebuah keputusan.

12.  Menurut Kusrini, informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.

13.  Menurut MC Leot, informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.

14.  Menurut Firmanzah, informasi adalah data dan angka yang sudah diberi makna dan nilai.

15.  Menurut Jeremy Pope, informasi adalah kekuasaan, semakin banyak orang memiliki informasi, pembagian kekeuasaan akan semakin luas.

B.   Jenis-Jenis Data

1.      Data Menurut Cara Memperolehnya

a)      Data Primer adalah data yang secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.

b)      Data Sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

2.      Data Menurut Sumber Datanya

a)      Data Internal merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.

b)      Data Eksternal yaitu data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnyaadalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.

3.      Data Menurut Sifat Datanya

a)      Data kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata (tidak dapat dihitung). Contoh : berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap psikopat.

b)      Data kuantitatif adalah data dalam bentuk angka (dapat dihitung). Contohnya : penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, sebanyak dan sebagainya. jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain, dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.

4.      Data Menurut Waktu Pengumpulannya

a)      Cross section / insidentil adalah dikumpulkan pada suatu waktu tertentu.

b)      Data berkala / time series data adalah data yang dikumpulkan secara berkala.

C.   Pengelolaan Data

Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.

Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan-perbedaan hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.

Tujuan Pengolahan Data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up to date.

Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli:

1.      Menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya .

2.      Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.

Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perncanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan

     D. Metode Pengumpulan Data

       Definisi Metode Pengumpulan Data

Teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.

Untuk memperoleh pengumpulan data dibutuhkan metode khusus, yaitu :

1.      Pengamatan Langsung (Observasi)

Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk keperluan tersebut.

Menurut Nawawi & Martini (1991) observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistimatik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam objek penelitian. Menurut Patton (dalam Poerwandari 1998) tujuan observasi adalah mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian di lihat dari perpektif mereka yang terlihat dalam kejadian yang diamati tersebut.

Macam-Macam Observasi

a.      Observasi Partisipatif

Dalam observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan sehari-hari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data.

Misalnya seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa, semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb.

b.      Non participant Observation

Berlawanan dengan participant Observation, Non Participant merupakan observasi yang penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang diamati.

Misalnya penelitian tentang pola pembinaan olahraga, seorang peneliti yang menempatkan dirinya sebagai pengamat dan mencatat berbagai peristiwa yang dianggap perlu sebagai data penelitian.

Kelemahan dari metode ini adalah peneliti tidak akan memperoleh data yang mendalam karena hanya bertindak sebagai pengamat dari luar tanpa mengetahui makna yang terkandung di dalam peristiwa.

Alat yang digunakan dalam teknik observasi ini antara lain : lembar cek list, buku catatan, kamera photo, dll.

Kelebihan dan Kekurangan Pengamatan langsung (Observasi)

Kelebihan	Kekurangan
§      Dapat mengetahui fakta secra langsung atau nyata §      Mendapatkan data yang tidak diragukan lagi (pasti) §      Tidak merugikan orang lain	§      Waktu pengamatan yang lama §      Biaya yang banyak §      Tenaga yang cukup melelahkan

2.      Penelitian Dengan Mengambil Sample

Sampel adalah bagian dari populasi yang diharapkan mampu mewakili populasi dalam penelitian

Syarat Sample Yang Baik

Dalam penyusunan sampel perlu disusun kerangka sampling yaitu daftar dari semua unsur sampling dalam populasi sampling, dengan syarat:

a.       Harus meliputi seluruh unsur sampel.

b.      Tidak ada unsur sampel yang dihitung dua kali

c.       Harus up to date

d.      Batas-batasnya harus jelas

e.       Harus dapat dilacak dilapangan

Menurut Teken (dalam Masri Singarimbun dan Sofyan Efendi) Ciri-ciri sample yang ideal adalah:

a.       Dapat menghasilkan gambaran yang dipercaya dari seluruh populasi yang diteliti

b.      Dapat menentukan presisi (precision) dari hasil penelitian dengan menentukan penyimpangan baku (standar) dari taksiran yang diperoleh

c.       Sederhana, sehingga mudah dilaksanakan

d.      Dapat memberikan keterangan sebanyak mungkin dengan biaya yang rendah

Kelebihan dan Kekurangan Pengamatan langsung (Observasi)

Kelebihan	Kekurangan
§      Menghemat waktu §      Menghemat biaya §      Menghemat tenaga	§      Hasil yang diperoleh belum akurat (tidak pasti) §      Sample dapat dipalsukan §      Data yang diperoleh meragukan §      Merugikan orang lain

Cara / Teknik Pengumpulan Sample

Ada beberapa teknik dalam pengambilan sampel, namun secara garis besar dapat dibagi menjadi dua:

1.      Probability Sampling atau Random Sampling

ü  Simple random sampling, pengambilan sample secara acak sederhana, ialah sebuah sample yang diambil sedemikian rupa sehingga tiap unit penelitian atau satuan elemen dari populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi sample. Metode yang digunakan dengan cara (1) undian (digoncang seperti arisan), (2) ordinal (angka kelipatan), (3)tabel bilangan random

ü  Proportionate stratified random sampling, misal dengan siswa sebagai sampelnya,…maka perlu ada kalsifikasi siswa berdasar strata (misal kelas I, II dan III)

ü  Disproportional stratified random sampling,

ü  Area Sampling, teknik pengambilan sample berdasar wilayah

ü  Kluster sampling, teknik pengambilan sample berdasar gugus atau clusters, misal: sebuah penelitian ingin mengetahui pendapatan keluarga dalam suatu desa, dengan berbagai klaster, missal dari segi pekerjaan: Tani, Buruh, PNS, Nelayan

2.      Non-Probability Sampling.

Non probability sampling terdiri dari:

1.      Sampling sistematis, yaitu memilih sampel dari suatu urutan daftar menurut urutan tertentu, missal tiap individu urutan no ke-n (10, 15, 20 dst)

2.      Sampling kuota, (quota sampling), teknik sampling yang didasarkan pada terpenuhinya jumlah sample yang diinginkan (ditentukan)

3.      Sampling aksidental, sample yang diambil dari siapa saja yang kebetulan ada, misalnya dengan menanyai siapa saja yang ditemui dijalan…untuk meminta pendapat tentang kenaikan harga sembak

4.      Purposive sampling, teknik pengambilan sample didasrkan atas tujuan tertentu. (orang yang dipilih betul-betul memiliki kriteria sebagai sampel)

5.      Sampling jenuh (sensus),

6.      Snowball sampling, dimulai dari kelompok kecil yang diminta untuk menunjukkan kawan masing-masing. Kemudian kawan tersebut diminta untuk menunjukkan kawannya lagi dan seterusnya sampai secukupnya.

Teknik Penentuan Jumlah Sampel

Salah satu cara untuk menentukan jumlah sample adalah dengan menggunakan rumus dari Taro Yamane:

n= Jumlah sample,

N= Jumlah Populasi,

d² = Presisi yang inginkan (misal 5 % atau 10 %)

Jenis-Jenis Sample

Menurut Rath & Strong’s, ada dua jenis sampel, yaitu

Ø  Sampel judgemental yaitu sampel dipilih berdasarkan pendapat analis dan hasul penelitian digunakan untuk menarik kesimpulan tentang item-item di dalam sampel yaitu pada observasi sesungguhnya.

Ø  Sampel statistical yaitu sampel dipilih secara acak/random dari seluruh populasi dan hasil penelitiannya dapat digunakan untuk menarik kesimpulan tentang seluruh populasi.

3.      Wawancara

“Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu dan dengan wawancara, peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterprestasikan situasi dan fenomena yang terjadi yang tidak mungkin bisa ditemukan melalui observasi”.

Menurut Prabowo (1996) wawancara adalah metode pengmbilan data dengan cara menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah dengan bercakap-cakap secara tatap muka.Pada penelitian ini wawancara akan dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara. Menurut Patton dalam proses wawancara dengan menggunakan pedoman umum wawancara ini, interview dilengkapi pedoman wawancara yang sangat umum, serta mencantumkan isu-isu yang harus diliput tampa menentukan urutan pertanyaan, bahkan mungkin tidak terbentuk pertanyaan yang eksplisit.

Pedoman wawancara digunakan untuk mengingatkan interviewer mengenai aspek-aspek apa yang harus dibahas, juga menjadi daftar pengecek (check list) apakah aspek-aspek relevan tersebut telah dibahas atau ditanyakan. Dengan pedoman demikian interviwer harus memikirkan bagaimana pertanyaan tersebut akan dijabarkan secara kongkrit dalam kalimat Tanya, sekaligus menyesuaikan pertanyaan dengan konteks actual saat wawancara berlangsung (Patton dalam poerwandari, 1998).

 Kelebihan dan Kelemahan dari Wawancara yaitu :

Kelebihan	Kekurangan
§       Data dapat segera diperoleh §       Dapat secara langsung bertatap muka dengan narasumber	§       Informasi yang didapat tidak 100%benar, tergantung dari narasumber §       Menurut kemampuan bahasa yang dimiliki si pewawancara atau interviewer §       Adanya pengaruh subjektif pewawancara

Wawancara dapat dilakukan dengan tatap muka maupun melalui telpon.

a.      Wawancara Tatap Muka

Kelebihan	Kekurangan
§       Bisa membangun hubungan dan memotivasi responden §       Bisa mengklarifikasi pertanyaan , menjernihkan keraguan, menambah pertanyaan baru §       Bisa membaca isyarat non verbal §       Bisa memperoleh data yang banyak	§       Membutuhkan waktu yang lama §       Biaya besar jika responden yang akan diwawancara berada di beberapa daerah terpisah §       Responden mungkin meragukan kerahasiaan informasi yang diberikan §       Pewawancara perlu dilatih §       Bisa menimbulkan bias pewawancara §       Responden bias menghentikan wawancara kapanpun

b.      Wawancara Via Phone

Kelebihan	Kekurangan
§       Biaya lebih sedikit dan lebih cepat dari warancara tatap muka §       Bisa menjangkau daerah geografis yang luas §       Anomalitas lebih besar dibanding wawancara pribadi (tatap muka)	§       Isyarat non verbal tidak bisa dibaca §       Wawancara harus diusahakan singkat §       Nomor telpon yang tidak terpakai bisa dihubungi, dan nomor yang tidak terdaftar pun dihilangkan dari sampel

4.      Perkiraan Koresponden

Koresponden adalah metode pengumpulan data dengan cara mengambil pendapat orang lain atau komentar yang diterima oleh pemakai dengan surat. Contohnya : ada suatu produk sabun, spg yang membawa produk sabun ini memberikan format pengisian data-data dari hasil yang telah diperoleh dari penggunaan produk sabun mereka, untuk seminggu kemudian diambil hasil dari apa yang sipembeli itu buat. Sehingga format yang di buat oleh si pembeli dapat sianalisa lagi.

Keuntungan dan kekurangan yang diperolah dari perkiraan koresponden yaitu :

Kelebihan	Kekurangan
§       Menghemat waktu tenaga dan biaya	§       Hasil yang diperoleh kurang akurat, mungkin hanya bohong belaka

5.      Daftar Pernyataan Berupa Koesioner

Kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang dijadikan responden untuk dijawabnya.

Kuesioner merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen atau alat pengumpulan datanya juga disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebiasaan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan presepsinya.

Kuesioner merupakan metode penelitian yang harus dijawab responden untuk menyatakan pandangannya terhadap suatu persoalan. Sebaiknya pertanyaan dibuat dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti dan kalimat-kalimat pendek dengan maksud yang jelas.

Prinsip Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :

Ø  Isi dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk mengukur maka harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.

Ø  Bahasa yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden. Tidak mungkin menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa Inggris pada responden yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.

Ø  Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau terturup. Jika terbuka artinya jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan jika pernyataan tertutup maka responden hanya diminta untuk memilih jawaban yang disediakan.

Penggunaan kuesioner sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa Kelebihandan Kekurangan, yaitu :

Kelebihan	Kekurangan
§      Responden dapat menjawab kuesioner pada waktu luangnya (waktu yang dipakai tidak terlalu banyak) §      Pertanyaan yang akan diajukan pada responden dapat distandarkan, §      Pertanyaan yang diajukan dapat dipikirkan terlebih dahulu §      Serta pertanyaan yang diajukan akan lebih tepat dan seragam.	§       Kadang-kadang orang yang mengisi koesioner tidak mengisi sesuai hati nurani

Macam-Macam Kuisioner

a.      Kuesioner tertutup

Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya memilih jawaban yang paling sesuai.

b.      Kuesioner terbuka

Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru memformulasikan jawabannya sendiri.

c.       Kuesioner kombinasi terbuka dan tertutup

Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan pertanyaan terbuka.

d.      Kuesioner semi terbuka

Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan tambahan jawaban.

6.      Prediksi Atau Ramalan Berdasarkan Taksiran Atau Trend Yang Berlaku

Penggunaan prediksi sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa Kelebihandan Kekurangan, yaitu :

Kelebihan	Kekurangan
§      Jika prediksi tepat maka akan mendapatkan keuntungan yang banyak	§       Jika tidak sesuai dengan prediksi akan mendapatkan kerugian yang banyak. §       Tidak sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada

E.   Macam Sistem Pengelolaan Data

1.      Sistem manual.

Sistem pertama adalah manual sistem ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.

2.      Mesin Keydriven,

Penemuan mesin ini seperti cash register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.

3.      Mesin punched card,

Dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.

4.        Komputer.

Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

F.    Tugas Pengolahan Data

Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, key driven komputer atau kombinasi, ada empat tugas dasar yang dilakukan

1.      Pengumpulan data

Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.

2.      Pengubahan data

Diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan.

3.      Penyimpanan data

Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan.  Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau printer Epson.

4.      Pembuatan dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada didalam atau diluar perusahan.

G.  Sumber Data atau Informasi

Sumber data di dapat dari :

1.      Lingkungan kerja

2.      Lembaga pendidikan.

3.      Media massa.

4.      Instansi pemerintah

5.      Masyarakat

Data/Informasi dapat diperoleh melalui berikut ini :

a.       Hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya

b.      Data yang telah lewat dengan memperhatikan trend dan taksiran di masa datang

c.       Mengambil dari pusat data seperti Badan Pusat Statistik (BPS) dan Pusat Data Informasi Pertanian (Pusdatin)

d.      Media elektronik seperti televisi, radio, dan internet

e.       Media cetak seperti buku, majalah, karya ilmiah, koran, proposal, dan profil pu

f.       Forum seperti seminar, pelatihan, dan pendidikan

H.  Proses Penghimpunan Data

Proses penghimpunan data meliputi :

a.       Penerimaan data

b.      Identifikasi data/informasi

c.       Recalling (pemberitahuan/pengambilan kembali data)

d.      Penduplikasian kembali file

e.       Penyortiran data yang sudah terkumpul

f.       Penjilidan/pengelompokan data menjadi satu jenis

g.      Penyimpanan ke dalam media file box, filling cabinet, ordner.

I.      Jenis-Jenis Data di Tempat Kerja

a.       Data keuangan, di antaranya data upah karyawan, keuntungan, pemasukan, pengeluaran (belanja), hutang serta piutang perusahaan dll.

b.         Data administrasi umum, di antaranya data kegiatan organisasi, data kebutuhan alat tulis (ATK) dll.

c.          Data kepegawaian, diantaranya data karyawan, data absensi, dan data jam kerja lembur.

d.         Data pemasaran/bisnis, di antaranya data barang yang akan dipasarkan, data kantor cabang, dll.

e.          Data pembelian, di antaranya data pembelian bahan baku, data data pembelian mesin serta suku cadang dll.

f.          Data produksi, di antaranya data waktu produksi, data kapasitas produksi, dan data jumlah produksi.

g.         Data gudang, di antaranya data persediaan barang, data barang rusak, dan data sisa barang.

h.          Data penjualan, di antaranya data pemasukan, data biaya promosi, dan data barang terjual.

i.           Data distribusi, di antaranya data pengiriman, pengembalian barang, dan penerimaan barang.

J.     Mengklasifikasi Data atau Informasi

Klasifikasi informasi

Saat ini, dimana informasi telah menjadi aset penting yang menentukan ketangguhan sebuah organisasi, pengamanan informasi menjadi lebih diperlukan dari sebelumnya.  Untuk itu diperlukan adanya klasifikasi data atau informasi.

Tujuan klasifikasi data atau informasi:

a.       Melindungi perjanjian kontrak (informasi) dengan mitra bisnis atau konsumennya.

b.      Memberikan pengamanan yang sesuai, sehingga menghemat sumber daya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif.

c.       Membantu meningkatkan kualitas data/ informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

K.  Kualitas dari suatu Data atau Informasi

1.    Akurat            : Tidak menyesatkan, pasti, tidak bias, dan terbebas dari kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2.    Relevan           :  Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainnya serta data sesuai dengan kondisi pada saat dibutuhkan.

3.    Tepat Waktu   :  Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

4.    Terkini            :  Data yang disajikan harus menggambarkan keadaan terkini atau sekarang.

5.    Faktual            :  Data yang disajikan sesuai dengan fakta dan kenyataan yang sedang terjadi serta benar adanya yang berguna bagi pengambilan keputusan.

6.    Akuntabel       :  Sata dapat dipertanggung jawabkan baik jumlah maupun kualitasnya.

L.   Manfaat Data atau Informasi

Data atau Informasi memiliki manfaat yaitu:

a.       Meningkatkan wawasan dan pengetahuan organisasi.

b.      Mengurangi resiko kesalahan dalam pengambilan keputusan.

c.       Menggambarkan kondisi yang terjadi masa kini.

d.      Memberi gambaran trend atau kecenderungan di masa depan.

e.       Mengurangi ketidak pastian kondisi karena adanya kesimpangsiuran fenomena.

f.       Menjadi dasar bagi pemecahan masalah cepat.

g.      Menghasilkan arus kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

h.      Meningkatkan citra pesitif perusahaan.

i.        Menambah relasi.

j.        Meningkatkan kepercayaan pemegang saham.

k.      Memberi arahan bagi promosi yang lebih jelas.

l.        Menjadi dasar pertanggung jawaban atas segala tindakan yang sudah diambil.

m.      Memberikan bukti, bukan kesan, isu, atau opini dari pihak lain.