TATA CARA MENANGANI TELEPON

TATA CARA MENERIMA TELEPON YANG BAIK

a.Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera mengangkat. Telepon, jangan biarkan telepon        berdering lebih dari 3 kali.
b. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Mahakam   Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.
d. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian
e. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

TATA CARA MENERIMA TELEPON YANG BAIK

Adapun cara menerima telepon yang baik dalam suatu instansi atau organisasi :

1. Angkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kanan
2. Ucapkan salam kepada si penelepon , misalnya "Selamat pagi, Selamat siang"
3. Menanyakan maksud dari si penelepon
4. Menjelaskan maksud atau tujuan si penelepon dengan jelas, singkat, dan mudah dimengerti
5. Setelah telepon merasa cukup atas informasi yang telah kita berikan, maka menanyakan kembali           apakah masih ada yang bisa dibantu
6. Jika tidak, ucapkan salam penutup dengan sopan dan mengucapkan terima kasih
7. Letakkan gagang telepon dengan benar
            Meskipun itu merupakan cara menerima telepon disebuah instansi atau perusahaan, tapi sepertinya semuanya bisa kita jadikan pelajaran saat kita menerima telepon dari seseorang. Tentu saja dengan tidak menggunakan bahasa yang kaku.

Selain tata cara tersebut, ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan saat menerima telepon yaitu:
* sikap mau membantu
* jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang marah
* pilih kata-kata yang sopan, ramah dan mudah dimengerti
* jangan mengangkat telepon jika anda masih bicara dengan orang lain
* jangan menguap
* jangan memotong pembicaraan orang lain
* jangan berbicara dengan orang ketiga disekitar anda, pada saat anda sedang berbicara ditelepon
* gunakan sapaan dan kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku
* hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar anda

TATA CARA MENANGANI TELEPON KELUAR

1..Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku          telepon
2.Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note
3.Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf
4.Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon
5.Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik