Menangani telepon internal dan eksternal diperusahaan

Menangani telepon internal dan eksternal diperusahaan

1.       Menangani Telepon Internal dan Eksternal Fitriyah (06) XII Administrasi Perkantoran 2

2.       Etika Panggilan Keluar Etika Panggilan Masuk Langkah-langkah Panggilan Keluar Langkah-langkah Panggilan Masuk Kesimpulan

3.       Etika Berbicara Ketika Melakukan Panggilan Keluar • Ucapkan salam. • Sebutkan identitas diri dan perusahaan. • Utarakan maksud yang ingin disampaikan dengan santun. • Ucapkan terima kasih. Back

4.       Etika Berbicara Ketika Menerima Panggilan Telepon Masuk Ucapkan salam dan sebutkan identitas diri dan nama perusahaan. Hindari mengangkat telepon lebih dari tiga kali dering. Tanyakan identitas penelpon dan keperluannya. Mintalah waktu untuk menyambungkan dengan orang yang dituju penelpon. Sampaikan orang yang dituju penelpon bahwa ada yang ingin bicara dengannya. Berbicara dipesawat telepon harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara. Simak isi pembicaraan dengan seksama dan penuh perhatian. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” jika ada kata-kata penelpon yang kurang jelas. Back

5.       Langkah-langkah Melakukan Panggilan Keluar • Siapkan alat tulis dan buku catatan (block note). • Angkat gagang telepon dan tekan nomor telepon yang akan dituju. • Dengarkan nada panggil. • Setelah terhubung, ucapkan salam dan identitas diri serta nama perusahaan. • Apabila pembicaraan telah selesai, tutuplah pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup. • Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Back

6.       Langkah-langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk 1. Siapkan alat tulis dan Lembar Pesan Telepon (LPT). 2. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali. 3. Angkat gagang telepon, ucapkan salam lalu sebutkan nama perusahaan dan tawarkan bantuan. 4. Akhiri pembicaraan dengan salam penutup. Back

7.       Kesimpulan Seorang sekretaris harus bersikap ramah, berpenampilan menarik, dan terampil dalam berkomunikasi. Selain itu suara yang dipancarkan melalui telepon juga dapat menilai apakah sekretaris itu orang yang ramah atau tidak, dan apakah melayani dengan senang atau sedih.